Неудобства в удаленной работе

[Хатрусов]

Основные неудобства для заказчиков при сотрудничестве с аутсорсинговой компанией и возможные пути их решения.

Пожалуй основным препятствием являются сложности с оформлением первичных документов, которые практически невозможно оформить в удаленном режиме. Необходимость принимать в штат отдельного сотрудника для этих целей практически сводит на нет экономию от привлечения аутсорсера. Безусловно можно вести речь о том, что штатный сотрудник может исполнять и другую работу, но этот аргумент прямо скажем является не очень весомым. Возможным способом решения может быть использование систем электронного документооборота, облачных технологий, интернет-сервисов. Это требует значительных инвестиций в разработку информационных систем аутсорсинговой компании, что будет являться одним из значительных конкурентных преимуществ и будет рассмотрено дополнительно.
При этом необходимо обеспечить оперативное ведение бухгалтерского учета и закрепление отдельного сотрудника за клиентом, готового в любой момент времени осуществить оформление первичного в удаленном режиме.

Вторым препятствием являются сложности с передачей документов. Наиболее перспективным является использование электронных каналов, что имеет свои ограничения (например, необходимость заказчиком сканирования документов). Другой вариант (наиболее используемый в настоящее время) - прием документов курьером аутсорсинговой компании. И, наконец, третий вариант - предоставление документов заказчиком самостоятельно. Очевидно, что последние варианты с физическим перемещением документов имеют значительные недостатки - оперативность передачи документов и следовательно ведения бухгалтерского учета, а также необходимость составления реестров переданных документов с целью избежания споров относительно утраты оригиналов документов.

Третье препятствие - получение оперативной информации, как для внутренних потребностей заказчика, так и для представления в контролирующие органы. Это препятствие вытекает из предыдущих, поскольку имеет конкретные физические ограничения по времени получения документов и их отражения на счетах бухгалтерского учета. Отчасти это можно решить путем утверждения на этапе заключения договора об обслуживании необходимых форм управленческих отчетов и периодичности их представления, использования облачных технологий, создания электронных архивов.
Отдельно стоит отметить о разновидности отсутствия оперативности по таким вопросам, как уточнение тонкостей сделок, некомплект полученных документов, сложности прямого взаимодействия с конкретными исполнителями и ответственными лицами. Хотя это в некоторой мере дисциплинирует сотрудников заказчика, но с другой стороны может вызывать негативные последствия, вплоть до умышленного саботажа. Можно рекомендовать на этапе начала сотрудничества согласовать документооборот и провести работу с непосредственными исполнителями по установке правил оформления пакетов документов и пояснений.

[Наталья]

Работая удаленно, бухгалтер успевает решать все свои личные вопросы, а именно: растить детей, путешествовать, учиться, повышая свою квалификацию в смежных областях, а это огромная мотивация к тому, чтобы решить любое неудобство удаленной работы, не возводя его в ранг проблемы.

[Хатрусов]

Наталья, а для заказчика?

[Наталья]

Как не странно, но психология даже заказчика-консерватора меняется (проверено на практике). Если в результате удаленного сотрудничества с исполнителем у него не возникают какие-либо проблемы, он начинает положительно смотреть на аутсорсинг и даже рекомендовать его другим, потому что сам перестает тратить много времени на бухгалтера.