Хатрусов » 11 июл 2014, 21:50
Выкладываю стандарт подшивки и сортировки документов.
Возможно окажется кому-то полезным.
Общие положения
1. Документы, полученные от клиентов в электронной форме, распечатываются в обязательном порядке.
2. Формирование папок документов производится в границах календарного года. Не допускается формирование в одну папку документов, относящихся к разным календарным годам. Если количество документов в календарном году превышает объем папки, то формирование производится по более коротким периодам: полугодие, квартал, месяц.
3. Папкам присваиваются номера, которые отражаются в реестре папок, формируемым ответственным лицом. Допускается использование в номере кодов, определяющих участок учета.
4. В обязательном порядке на корешках папок указывается Наименование клиента, календарный год (при необходимости указывается более короткий период в соответствии с п.2 настоящего раздела), наименование участка учета/пакета документов.
5. Указания клиентов по отражению тех или иных операций распечатываются и подшиваются к конкретному документу, по которому такое указание получено.
Порядок формирования папок по участкам учета/пакетам документов
Договоры
1. Договоры с поставщиками и с покупателями формируются отдельно.
2. При незначительном количестве договоров допускается формирование в одной папке с разделением их закладкой.
3. Договоры подшиваются в алфавитном порядке по названию контрагента с разделением закладками по букве алфавита. Организационно-правовая форма при определении названия не учитывается.
4. Договоры займов полученных и выданных формируются в отдельную папку аналогично пунктам 1 и 2 настоящего раздела.
Выписки банка
1. Выписки банка ежемесячно распечатываются и подшиваются в отдельные папки по номерам счетов. Месяцы разделаются закладками с указанием месяца цифрами или словами.
2. При незначительном количестве выписок допускается формирование в одной папке с разделением выписок по счетам закладками с указанием номера счета и банка.
Счета на оплату
1. Счета на оплату полученные от поставщиков и выставленные покупателям подшиваются отдельно в хронологическом порядке. Месяцы разделаются закладками с указанием месяца цифрами или словами.
2. На счетах делается отметка о дате оплаты с указанием номера платежного документа и расчетного счета.
3. При незначительном количестве счетов допускается формирование в одной папке с разделением их закладками на счета полученные/выданные.
Первичные документы от поставщиков
1. К документам от поставщиков относятся накладные, акты оказанных услуг (выполненных работ), акты приема-передачи, бухгалтерские справки, иные документы, служащие основанием для отражения на счетах 60.
2. Документы подшиваются в отдельную папку в хронологическом порядке. На каждом документе делается отметка о внесении в 1С с датой и номером операции.
3. Месяцы разделаются закладками с указанием месяца цифрами или словами.
Счета-фактуры, полученные от поставщиков
1. Счета-фактуры, полученные от поставщиков, подшиваются в отдельную папку в хронологическом порядке.
2. По итогам налогового периода распечатывается книга покупок и подшивается к счетам-фактурам.
3. Налоговые периоды разделяются закладками с указанием налогового периода.
Первичные документы на реализацию
1. К документам реализации относятся накладные, акты оказанных услуг (выполненных работ), акты приема-передачи, бухгалтерские справки, иные документы, служащие основанием для отражения по счетам 90, 91 в корреспонденции со счетами 62.
2. Документы подшиваются в отдельную папку в порядке увеличения нумерации.
3. Месяцы разделаются закладками с указанием месяца цифрами или словами.
Счета-фактуры выданные
1. Счета-фактуры выданные подшиваются в отдельную папку в порядке увеличения нумерации.
2. По итогам налогового периода распечатывается книга продаж и подшивается к счетам-фактурам.
3. Налоговые периоды разделяются закладками с указанием налогового периода.
Кассовые документы
1. Кассовые документы формируются в отдельную папку в хронологическом порядке.
2. Вкладной лист кассовой книги подшивается к подтверждающим кассовым документам.
3. По итогам года (месяца) кассовая книга брошюруется и скрепляется подписями и печати.
4. Кассовая книга подшивается в папку кассовых документов обособленно.
Авансовые отчеты
1. Авансовые отчеты подшиваются в отдельную папку в порядке увеличения нумерации.
2. К авансовому отчету подшиваются оправдательные документы.
3. Месяцы разделаются закладками с указанием месяца цифрами или словами.
Кредиты и займы
1. Расчет процентов по кредитам и займам выданным и полученным производится по каждому договору.
2. Расчет должен содержать данные о сверхнормативном начислении, не принимаемом для исчисления налога на прибыль.
3. Расчеты ежемесячно распечатываются и подшиваются обособленно. Допускается использование одной папки с разделением закладкой на проценты к получению и проценты к уплате.
4. К расчету процентов распечатывается бухгалтерская справка из 1С, отражающая начисление процентов в учетной базе.
5. Месяцы разделаются закладками с указанием месяца цифрами или словами.
Прочие дебиторы и кредиторы
1. К первичным документам прочих дебиторов и кредиторов относятся документы, служащие основанием для отражения по счетам 76.
Примечание. Большинство операций по расчетам с контрагентами подлежат отражению по счетам 60 и 62. Используйте счет только в случаях невозможности использования иных счетов или согласно требованиям клиента.
2. Документы формируются в отдельную папку с разделением закладкой на документы выставленные и документы полученные.
3. Документы подшиваются в хронологическом порядке.
4. На каждом документе делается отметка о внесении в 1С с датой и номером операции.
5. Месяцы разделаются закладками с указанием месяца цифрами или словами.
Бухгалтерская, налоговая, статистическая и иная отчетность
1. Бухгалтерская, налоговая, статистическая и иная отчетность подшивается в отдельную папку с разделением по кварталам.
2. Корректирующие формы отчетности подшиваются к тому налоговому периоду, к которому они относятся, независимо от срока подачи.
3. К каждой форме отчетности подшивается документ, свидетельствующий о ее сдаче в соответствующий орган (протокол, почтовая квитанция и т.п.).
4. Кварталы разделаются закладками с указанием квартала цифрами или словами.
Переписка с контролирующими органами
1. Возникающая переписка с контролирующими органами подшивается в отдельную папку в хронологическом порядке по дате первого запроса. В обязательном порядке подшивается документ, свидетельствующий о получении/передаче документа (протокол, почтовый конверт, квитанция и т.п.).
2. Ответы и иные документы подшиваются в первоначальному документу.
3. Формируется лист прохождения переписки, в который вносятся даты и номера запросов и ответов, который подшивается к пакету переписки.
4. Месяцы разделаются закладками с указанием месяца цифрами или словами.
Иные документы
1. Иные документы, не предусмотренные данным стандартом, формируются в папки по согласованию с руководителем отдела.
Для удобства также прикладываю файл.
- Вложения
-
Стандарт.doc
- (52 KiB) Скачиваний: 536
Консультационные услуги по развитию бухгалтерского бизнеса +7-916-860-28-94