Делопроизводство

Делопроизводство

Сообщение Хатрусов » 24 ноя 2013, 20:59

Известное выражение гласит "Порядок на столе - порядок в голове". Для сотрудника аутсорсинговой компании эта высказывание должно стать девизом, поскольку через него проходят разные документы разных организаций и встречаются случаи потери документов, отнесения их к другому заказчику, несвоевременное отражение на счетах бухгалтерского учета и т.п. Поэтому казалась бы такая банальная вещь, как организация рабочего процесса и делопроизводства выходит на первый план.

Подходы к организации могут быть разными и во-многом их определяет структура компании и уровень ее автоматизации. В общем виде я бы предложил использовать такую схему:
1. Получатель документов организует учет получения, сортирует и передает их главному исполнителю.
2. Главный исполнитель передает непосредственному исполнителю, устанавливает срок исполнения, контролирует исполнение.
3. Непосредственный исполнитель отражает документ на счетах бухгалтерского учета, ставит отметку об исполнении, комплектует архиватор, передает архиватор в архивную службу.
4. Архивная служба организует подшивку и хранение документов.

При наличии электронного документооборота процесс учета, передачи, контроля документов становится намного проще. При бумажном документообороте возникает дилемма учета перемещения документов с целью разделения ответственности между исполнителями. Необходимо обеспечить исполнителей сортировочными лотками для распределения документов по клиентам и по участкам учета.

Имеет смысл использовать разделение заданий по компаниям, т.е. сотрудник не получает для исполнения первичные документы других клиентов до тех пор, пока не отразил документы уже полученного клиента. Это позволяет избежать ошибок, связанных с необходимостью разнесения документов по разным учетным базам данных и комплектования архиваторов разных клиентов. Еще один плюс данного метода - четкий контроль времени исполнения.

Еще один метод, который может быть использован, похож на получение и сдачу оружия из оружейной комнаты. В начале рабочего дня исполнитель получает документы, по окончании рабочего все документы должны быть сданы на хранение. Получение-сдача могут происходить в течение рабочего дня по мере исполнения. По окончании дня сдаются рассортированные документы по признаку - исполненные и неисполненные.

Применяются ли какие-либо методы организации делопроизводства в Вашей компании?
Консультационные услуги по развитию бухгалтерского бизнеса +7-916-860-28-94
Аватар пользователя
Хатрусов
Администратор
 
Сообщений: 89
Зарегистрирован: 31 окт 2013, 16:57
Пункты репутации: 0

Сообщение Наталья » 25 ноя 2013, 08:37

Как правило, в аутсорсинговой компании каждый исполнитель ведет учет от "первички до баланса", не проще ли ему в одном лице регистрировать документ, проводить в учетной программе, подшивать в соответствующую архивную папку и сдавать все папки заказчику по окончании отчетного года после сдачи годовой отчетности? Даже если исполнитель делегирует часть своей работы, например, по учету заработной платы, материалов, товаров, основных средств и др. помощнику, не проще ли помощнику самостоятельно формировать соответствующие папки и также по окончании отчетного года сдавать их основному исполнителю?
Наталья

 
Сообщений: 23
Зарегистрирован: 21 ноя 2013, 12:52
Пункты репутации: 0

Сообщение Хатрусов » 11 июл 2014, 21:50

Выкладываю стандарт подшивки и сортировки документов.
Возможно окажется кому-то полезным.

Общие положения

1. Документы, полученные от клиентов в электронной форме, распечатываются в обязательном порядке.
2. Формирование папок документов производится в границах календарного года. Не допускается формирование в одну папку документов, относящихся к разным календарным годам. Если количество документов в календарном году превышает объем папки, то формирование производится по более коротким периодам: полугодие, квартал, месяц.
3. Папкам присваиваются номера, которые отражаются в реестре папок, формируемым ответственным лицом. Допускается использование в номере кодов, определяющих участок учета.
4. В обязательном порядке на корешках папок указывается Наименование клиента, календарный год (при необходимости указывается более короткий период в соответствии с п.2 настоящего раздела), наименование участка учета/пакета документов.
5. Указания клиентов по отражению тех или иных операций распечатываются и подшиваются к конкретному документу, по которому такое указание получено.


Порядок формирования папок по участкам учета/пакетам документов

Договоры

1. Договоры с поставщиками и с покупателями формируются отдельно.
2. При незначительном количестве договоров допускается формирование в одной папке с разделением их закладкой.
3. Договоры подшиваются в алфавитном порядке по названию контрагента с разделением закладками по букве алфавита. Организационно-правовая форма при определении названия не учитывается.
4. Договоры займов полученных и выданных формируются в отдельную папку аналогично пунктам 1 и 2 настоящего раздела.


Выписки банка


1. Выписки банка ежемесячно распечатываются и подшиваются в отдельные папки по номерам счетов. Месяцы разделаются закладками с указанием месяца цифрами или словами.
2. При незначительном количестве выписок допускается формирование в одной папке с разделением выписок по счетам закладками с указанием номера счета и банка.

Счета на оплату

1. Счета на оплату полученные от поставщиков и выставленные покупателям подшиваются отдельно в хронологическом порядке. Месяцы разделаются закладками с указанием месяца цифрами или словами.
2. На счетах делается отметка о дате оплаты с указанием номера платежного документа и расчетного счета.
3. При незначительном количестве счетов допускается формирование в одной папке с разделением их закладками на счета полученные/выданные.

Первичные документы от поставщиков

1. К документам от поставщиков относятся накладные, акты оказанных услуг (выполненных работ), акты приема-передачи, бухгалтерские справки, иные документы, служащие основанием для отражения на счетах 60.
2. Документы подшиваются в отдельную папку в хронологическом порядке. На каждом документе делается отметка о внесении в 1С с датой и номером операции.
3. Месяцы разделаются закладками с указанием месяца цифрами или словами.

Счета-фактуры, полученные от поставщиков

1. Счета-фактуры, полученные от поставщиков, подшиваются в отдельную папку в хронологическом порядке.
2. По итогам налогового периода распечатывается книга покупок и подшивается к счетам-фактурам.
3. Налоговые периоды разделяются закладками с указанием налогового периода.

Первичные документы на реализацию

1. К документам реализации относятся накладные, акты оказанных услуг (выполненных работ), акты приема-передачи, бухгалтерские справки, иные документы, служащие основанием для отражения по счетам 90, 91 в корреспонденции со счетами 62.
2. Документы подшиваются в отдельную папку в порядке увеличения нумерации.
3. Месяцы разделаются закладками с указанием месяца цифрами или словами.

Счета-фактуры выданные

1. Счета-фактуры выданные подшиваются в отдельную папку в порядке увеличения нумерации.
2. По итогам налогового периода распечатывается книга продаж и подшивается к счетам-фактурам.
3. Налоговые периоды разделяются закладками с указанием налогового периода.

Кассовые документы

1. Кассовые документы формируются в отдельную папку в хронологическом порядке.
2. Вкладной лист кассовой книги подшивается к подтверждающим кассовым документам.
3. По итогам года (месяца) кассовая книга брошюруется и скрепляется подписями и печати.
4. Кассовая книга подшивается в папку кассовых документов обособленно.

Авансовые отчеты

1. Авансовые отчеты подшиваются в отдельную папку в порядке увеличения нумерации.
2. К авансовому отчету подшиваются оправдательные документы.
3. Месяцы разделаются закладками с указанием месяца цифрами или словами.

Кредиты и займы

1. Расчет процентов по кредитам и займам выданным и полученным производится по каждому договору.
2. Расчет должен содержать данные о сверхнормативном начислении, не принимаемом для исчисления налога на прибыль.
3. Расчеты ежемесячно распечатываются и подшиваются обособленно. Допускается использование одной папки с разделением закладкой на проценты к получению и проценты к уплате.
4. К расчету процентов распечатывается бухгалтерская справка из 1С, отражающая начисление процентов в учетной базе.
5. Месяцы разделаются закладками с указанием месяца цифрами или словами.

Прочие дебиторы и кредиторы

1. К первичным документам прочих дебиторов и кредиторов относятся документы, служащие основанием для отражения по счетам 76.
Примечание. Большинство операций по расчетам с контрагентами подлежат отражению по счетам 60 и 62. Используйте счет только в случаях невозможности использования иных счетов или согласно требованиям клиента.
2. Документы формируются в отдельную папку с разделением закладкой на документы выставленные и документы полученные.
3. Документы подшиваются в хронологическом порядке.
4. На каждом документе делается отметка о внесении в 1С с датой и номером операции.
5. Месяцы разделаются закладками с указанием месяца цифрами или словами.

Бухгалтерская, налоговая, статистическая и иная отчетность

1. Бухгалтерская, налоговая, статистическая и иная отчетность подшивается в отдельную папку с разделением по кварталам.
2. Корректирующие формы отчетности подшиваются к тому налоговому периоду, к которому они относятся, независимо от срока подачи.
3. К каждой форме отчетности подшивается документ, свидетельствующий о ее сдаче в соответствующий орган (протокол, почтовая квитанция и т.п.).
4. Кварталы разделаются закладками с указанием квартала цифрами или словами.

Переписка с контролирующими органами

1. Возникающая переписка с контролирующими органами подшивается в отдельную папку в хронологическом порядке по дате первого запроса. В обязательном порядке подшивается документ, свидетельствующий о получении/передаче документа (протокол, почтовый конверт, квитанция и т.п.).
2. Ответы и иные документы подшиваются в первоначальному документу.
3. Формируется лист прохождения переписки, в который вносятся даты и номера запросов и ответов, который подшивается к пакету переписки.
4. Месяцы разделаются закладками с указанием месяца цифрами или словами.

Иные документы

1. Иные документы, не предусмотренные данным стандартом, формируются в папки по согласованию с руководителем отдела.



Для удобства также прикладываю файл.
Вложения
Стандарт.doc
(52 KiB) Скачиваний: 144
Консультационные услуги по развитию бухгалтерского бизнеса +7-916-860-28-94
Аватар пользователя
Хатрусов
Администратор
 
Сообщений: 89
Зарегистрирован: 31 окт 2013, 16:57
Пункты репутации: 0


Вернуться в Бизнес-процессы

Кто сейчас на форуме

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 1

cron