Ритмичность деятельности

[Хатрусов]

Как и работа штатной бухгалтерии, бизнес аутсорсинговой компании подвержен неритмичности - максимальная загрузка в период закрытия отчетных периодов, нагрузка средней интенсивности в начале месяца (расчет заработной платы, расчет процентов по займам и кредитам, закрытие предыдущего месяца), относительная незагруженность в остальное время.

Перед менеджментом компании стоит задача выравнивания загрузки. Периоды "легкой" загрузки можно использовать для повышения квалификации сотрудников и проведения контрольной работы. Более сложно и пожалуй более важно стоят задачи выравнивания нагрузки в "горячий период", особенно в связи с тем, что в силу тех или иных сложностей выравнять работу нельзя (например, первичные документы по коммунальным услугам поступят только по окончании периода). Также практически невозможно воспользоваться услугами временного персонала, поскольку имеются высокие требования к квалификации персонала и к знанию внутренних стандартов и процессов.

Наиболее простое решение лежит в плоскости привлечения персонала к работе в вечернее время и в выходные дни с предоставлением в дальнейшем дней отдыха в соответствии с положениями трудового законодательства. Лично мне данный способ решения представляется не самым оптимальным, поскольку вероятность ошибки в результате банальной усталости и стресса значительно возрастает. Мне представляется, что возможности лежат в средствах автоматизации деятельности, которая позволит с одной стороны упростить многие процессы, сократить время передачи данных от заказчиков и их контрагентов к исполнителям с другой, более активно использовать ведение бухгалтерского учета "день в день" с третьей. Корпоративная инфосистема делает возможным привлечение исполнителей из других часовых поясов, чтобы получить возможность работы в "ночное время" в течение обычного рабочего дня работника. Интересным может быть разработка и использование интернет-сервисов, которые позволяют значительно упростить работу заказчика и повысить оперативность деятельности аутсорсера. Об автоматизации речь пойдет в другое время и в другом разделе форума.

Как решаются вопросы ритмичности деятельности у Вас?

[Наталья]

Во-первых, нулевую отчетность и отчеты в организациях с малым документооборотом можно формировать в третьем месяце отчетного квартала. Во-вторых, сроки отчетов перед Пенсионным Фондом значительно сдвинуты, что позволяет спокойно отчитаться сначала перед ФСС и МИ ФНС с применением возможности сдавать отчеты по ТКС. Главное отладить своевременное поступление документов и другой информации, необходимой для своевременного отражения фактов хозяйственной деятельности. Результат будет в ажуре.